
À la suite de mon dernier billet, j'ai reçu quelques demandes de lecteurs qui voulaient savoir comment faire un document zéro papier. Voici en gros les points à considérer:
1) Format
Parce que le document est destiné à être lu sur un écran, nous avons choisi de présenter l'information en page «landscape» (horizontale). Cette compatibilité avec les écrans modernes est nécessaires, car les pages verticales destinées à l'impression sont plus difficiles à lire.
2) Poids
Quand les lecteurs naviguent sur le Net, ils ont plutôt tendance à être pressés. Nous avons réduit au minimum le poids du document en compressant les données et les images. Ainsi, le document de 20 MB pèse maintenant moins de 1 MB, ce qui réduit le temps d'attente durant le chargement du document.
3) Liens
Le Web offre des possibilités que le papier n'offre pas. Ainsi, tous les liens vers d'autres informations peuvent être activés à même le document PDF. Profitez-en aussi pour activer les liens de vos logos, d'ajouter le courriel en cliquant sur un nom, etc.
4) Mise en page
Plusieurs études montrent que les lecteurs passent moins de temps à lire à l'écranque sur papier. Autrement dit, ils ont tendance à scruter en diagonal des documents à la recherche des informations qui les intéressent. C'est pourquoi nous avons divisé la page en trois: un grand espace pour une image, une seule colonne de texte et une bulle d'information particulière. Une page, une idée.
5) Impression
Le risque de publier un document électronique, c'est que les lecteurs l'impriment. Lorsqu'ils le font, ils ont généralement plus d'impacts que si vous en aviez imprimé une certaine quantité chez un imprimeur spécialisé. Leur imprimante consomme généralement plus d'encre, plus de papier (recto seulement) et plus d'énergie. Aussi est-il rare que les gens impriment sur du papier recyclé.
C'est pourquoi il est essentiel pour faire un document zéro papier de bloquer la possibilité d'imprimer. Cette option est possible au cours de la sauvegarde de votre document en format PDF. Sachez cependant que cela ne garanti pas aucune impression, mais la tâche est drôlement compliqué pour celui qui veut le faire.
AVANTAGES
Ce n'est évidemment pas tous les documents qui sont propices au concept de zéro papier. Toutefois, je crois qu'il s'applique à la majorité des informations publiées. Les avantages du zéro papier sont multiples:
1) Vous réduisez les délais de production (plus besoin de passer par l'imprimeur).
2) Vous éliminez les risques d'erreur (il est possible de corriger le tir même une fois publié).
3) Vous ne risquez plus de manquez de documents (ou d'en imprimer trop).
4) Vous pouvez rejoindre un public plus large via le Web ou le courriel.
5) Vous protégez la biodiversité, consommez moins d'encre et réduisez les émissions de GES liées au transport.
6) Ça coûte beaucoup MOINS CHER.